Politique de confidentialité

L’Aeliés s’engage à protéger vos informations personnelles, à faire preuve de transparence quant aux informations qu’elle détient à votre sujet et à respecter les dispositions légales énoncées dans les lois québécoises et canadiennes.

L’objectif de cette politique est de vous expliquer clairement comment nous collectons et traitons vos renseignements personnels.

Les données recueillies nous permettent de mieux réaliser notre mission au quotidien. Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés sans votre consentement et à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux lois applicables.

Si vous avez des questions concernant cette politique, veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de l’Aeliés via les coordonnées figurant à la fin de cette politique.

L’Aeliés s’engage à obtenir votre consentement manifeste, libre et éclairé en lien avec la collecte, l’utilisation et la conservation de vos renseignements personnels.

Les renseignements personnels désignent toute information sur un individu à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Elles ne comprennent pas les données dont l’identité a été supprimée, c’est-à-dire les données anonymes. Nous pouvons recueillir, utiliser, stocker et transférer différents types de renseignements personnels vous concernant, que nous avons regroupés comme suit :

• Les données d’identité comprennent le prénom, le nom de famille, le titre, le numéro de client, la date de naissance et le sexe;
• Les données de contact comprennent l’adresse, l’adresse de facturation lors d’une transaction,  l’adresse électronique, l’organisation, le poste occupé, le(s) numéro(s) de téléphone, les personnes à contacter en cas d’urgence;
• Les données sociodémographiques comprennent le type de ménage, la source principale de revenu, le revenu, le type de logement, la raison d’utilisation des services, l’origine ethnique, la citoyenneté, les membres de la famille, la langue parlée, les informations sur la santé (diète particulière, handicap), le niveau d’études;
• Les données de paiement et d’achats comprennent les détails de la carte de paiement (crédit ou débit). Les données relatives aux dons comprennent les détails des dons effectués par et pour vous et d’autres détails sur les dons et services que vous avez faits ou obtenus chez nous;
• Les données de marketing et de communication comprennent vos préférences en matière de réception de communication marketing de notre part et de celle de nos tiers, ainsi que vos préférences en matière de communication. Cela inclut également le fait qu’il est possible que nous prenions note des conversations que nous avons eues avec vous en personne et/ou des communications que vous avez envoyées à l’Aeliés. Cela nous aide à gérer notre relation avec vous et à nous assurer que vous ne recevez que des communications pertinentes et adaptées à vos préférences;
• Les données techniques comprennent l’adresse de protocole Internet (IP), vos données de connexion, le type et la version du navigateur, le réglage du fuseau horaire et l’emplacement, les types et versions de plug-in de navigateur, le système et la plateforme d’exploitation et d’autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à notre site web ou à nos médias sociaux;
• Les données d’utilisation comprennent des informations sur la façon dont vous utilisez nos sites Web et nos services;
• Les données relatives aux candidats à un emploi et à un stage comprennent toutes les données que vous nous avez soumises par le biais d’une demande d’emploi ou de stage à l’Aeliés.
• Tout autre renseignement personnel que nous n’avons pas demandé (tels que les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement dans un courriel ou en partageant vos commentaires par l’intermédiaire de notre site Web ou sur nos médias sociaux ou figurant dans un formulaire d’inscription à une activité, d’utilisation d’un service ou d’une campagne de don.)

Nous recueillerons vos renseignements personnels à l’aide de plusieurs outils. Les formulaires, les applications mobiles, les réseaux sociaux et les contacts en personne.

Lorsque vous faites appel à nos services, inscrivez ou participez à une activité ou à un évènement,  interagissez avec l’Aeliés par courriel, par les médias sociaux, par téléphone ou en personne, nous stockons les renseignement personnels que vous nous donnez, tels que votre nom, votre adresse courriel, votre adresse postale, votre numéro de téléphone ou autres informations nécessaires. Nous conservons également une trace de vos achats et de vos communications avec nous.

Lorsque vous interagissez avec notre site Web ou nos médias sociaux, nous pouvons collecter automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions et schémas de navigation. Nous collectons ces données personnelles en utilisant des témoins (cookies) et d’autres technologies similaires. Nous utilisons une plateforme de consentement qui respecte les normes canadiennes en matière de consentement sur notre site Web.

Notre site Web comporte des liens hypertextes vers d’autres sites. Lorsque vous quittez notre site Web en utilisant un de ces liens pour accéder à d’autres sites, vous serez soumis aux politiques de sécurité et de confidentialité de vos renseignements personnels de ces sites.

Nous recevons occasionnellement des informations vous concernant de la part de tiers, comme indiqué ci-dessous :

• Des fournisseurs d’analyse tels que Google Analytics;
• Réseaux publicitaires tels que Facebook et Google AdWords;
• Fournisseurs d’informations de recherche tels que Google;
• Informations publiquement accessibles vous concernant.

Les serveurs de ces fournisseurs hébergeant des données peuvent être situés hors Québec ou hors Canada.

L’Aeliés recueille des renseignements personnels en ayant recours à des moyens honnêtes et légaux et limite la collection aux renseignements personnels requis aux fins suivantes :

• Compiler des données en lien avec nos services, nos activités et notre impact pour améliorer nos services, pour préparer des demandes de financement, de subvention, pour effectuer des redditions de comptes, pour présenter dans différents outils de communications ou pour transmettre à différentes études, sondages ou enquêtes;
• Communiquer avec vous périodiquement par écrit, de vive voix ou par voie électronique afin de vous tenir informé.e des nouvelles concernant l’Aeliés ou de toutes informations susceptibles de vous intéresser;
• Traiter vos factures et préparer vos reçus officiels, en conformité avec les exigences de l’ARC applicables au traitement des reçus médicaux;
• Établir et entretenir notre relation avec vous, comprendre vos besoins et adapter notre approche pour mieux vous servir;
• Pour utiliser l’analyse des données afin d’améliorer notre site Web, nos médias sociaux, notre marketing et nos communications avec vous;
• Réaliser un processus de dotation de poste;
• Nous conformer aux exigences règlementaires et légales.

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour parvenir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.

Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données personnelles, les objectifs pour lesquels nous traitons vos données personnelles et la possibilité d’atteindre ces objectifs par d’autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables.

Vos renseignements personnels seront conservés pendant une durée d’au minimum de 5 ans suivant la dernière activité, soit le dernier achat ou service rendu par notre entreprise, tel que prescrit par nos obligations légales.

Nous avons mis en place des mesures de protection appropriées (tant au niveau de nos procédures que de la technologie que nous utilisons) pour que vos renseignements personnels soient aussi sécurisés que possible.

Nous veillerons à ce que tous les tiers auxquels nous faisons appel pour traiter vos renseignements personnels fassent de même et qu’ils ne traitent vos renseignements personnels que sur nos instructions. Les tiers seront également soumis à un devoir de confidentialité. L’Aeliés n’échange pas, ne loue pas et ne vend pas de renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales.

Le personnel de l’Aeliés est autorisé à accéder à ces renseignements personnels uniquement lorsqu’ils en ont besoin et pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. Tous les employés doivent signer une charte attestant que le maintien de la confidentialité est une condition préalable pour conserver leur statut d’emploi au sein de l’Aeliés. Les employés sont conscients de l’importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels, et un soin particulier est accordé à l’élimination et à la destruction de ceux-ci afin d’empêcher toute partie non autorisée d’y avoir accès.

L’Aeliés s’engage à effectuer les actions suivantes lorsqu’un incident de confidentialité se produit :

• Inscrire l’incident dans le registre des incidents liés aux renseignements personnels pour garder une trace précise de ce qui s’est passé;
• Informer la CAI (Commission d’accès à l’information) en cas d’incident impliquant des renseignements personnels;
• Communiquer l’information sur l’incident aux personnes concernées en respectant un délai jugé raisonnable, en fonction du risque et de la sensibilité des renseignements personnels concernés;
• Revoir et améliorer en continu les mesures de protection mises en place pour que vos renseignements personnels soient aussi sécurisés que possible.

L’Aeliés vous offre la possibilité de demander l’accès à vos renseignements personnels, de demander la correction de vos renseignements personnels et de demander l’effacement de vos renseignements personnels (droit à l’oubli). Veuillez noter que nous ne pourrons pas toujours répondre positivement à votre demande d’effacement s’il existe des raisons juridiques spécifiques, qui vous seront fournies suite à votre demande. Pour exercer l’un des droits énumérés ci-dessus, veuillez utiliser les coordonnées figurant à la fin de la présente politique.

L’Aeliés vous offre la possibilité de limiter ou d’annuler les communications que vous recevez de la l’Aeliés. Pour modifier ou retirer votre consentement, veuillez utiliser les coordonnées figurant à la fin de la présente politique.

Les demandes d’accès aux renseignements personnels sont traitées dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la demande formelle. Les demandes sont sans frais.

Veuillez consulter régulièrement cette section de notre site Web afin de vous tenir au courant des modifications apportées à notre politique de confidentialité.

De temps à autre, nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis à des fins émergentes ou supplémentaires et, le cas échéant, nous modifierons la présente politique de confidentialité pour inclure ces fins émergentes ou supplémentaires et obtiendrons votre consentement par votre utilisation continue de nos services.

Veuillez nous contacter si vous avez des questions sur tout aspect de cette politique de confidentialité, et en particulier si vous souhaitez vous opposer à tout traitement de vos renseignements personnels que nous effectuons pour nos intérêts organisationnels légitimes.

Pour toute question concernant la protection des données personnelles, veuillez contacter notre Responsable de la Protection des Données par courriel à  aelies@aelies.ulaval.ca