Offre d'emploi : Chargé.e de projet événementiel à la Chaire publique

Ton association est à la recherche d’un(e) Chargé.e de projet événementiel rattaché (e) à la Chaire publique, dont le principal mandat sera de superviser et coordonner les activités liées aux événements planifiés par la Chaire publique, une entité dédiée à l'organisation de conférences, ateliers et séminaires pour promouvoir le dialogue et l'échange de connaissances. Cette personne jouera un rôle clé dans la planification, la mise en œuvre et l'évaluation des événements. Elle travaillera en étroite collaboration avec les partenaires, les membres du comité de la Chaire et les diverses entités de l’Université Laval ainsi que les associations.

TÂCHES SPÉCIFIQUES

Planification et coordination

• Élaborer des plans détaillés pour chaque événement, en collaboration avec les membres du comité et, le cas échéant, les partenaires.
• Coordonner tous les aspects logistiques des événements, y compris la réservation d'espaces, la gestion des fournitures et la coordination des équipes sur place.
• Utiliser des outils de gestion d'événements pour planifier et suivre les progrès.
• Rédiger les documents nécessaires à la réalisation des événements (note conceptuelle, texte d’invitation, fiches de programmation, etc.).

Communication et promotion

• Faire des recommandations quant au développement du matériel promotionnel visant à accroître la visibilité des événements.
• Veiller à la diffusion d'informations sur les événements via les canaux de communication appropriés (site web, réseaux sociaux, newsletters).

Collaboration avec les intervenants

• Gérer les relations avec les partenaires, les intervenants et les membres du comité.
• Coordonner les réunions préparatoires avec les intervenants pour s'assurer de la compréhension et de l'alignement sur les objectifs des événements.

Évaluation post-événement

• Collecter des retours d'information après chaque événement et produire des rapports d'évaluation détaillés.
• Identifier les points forts et les domaines à améliorer pour orienter les futures initiatives.

EXIGENCES

• Expérience pertinente d'au moins 2 ans dans l’organisation d’événements (conférences, séminaires, ateliers).
• Bonne connaissance du milieu universitaire et des enjeux liés à la mission de la Chaire.
• Sens de l’organisation et capacité à gérer de multiples dossiers simultanément.
• Excellente maîtrise du français et bonne capacité rédactionnelle.
• Compétences de base en informatique, incluant la maîtrise de la suite Office et des logiciels de gestion d'événements (ex. : Eventbrite, Trello).
• Capacité à travailler sous pression avec un horaire variable (jour et soir).
• Autonomie, dynamisme, diplomatie et sens de l’initiative.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Travail en présentiel et en ligne (répartition des heures à discuter).

Début du contrat : dès que possible.

Assurance collective /Laissez-passer d'autobus RTC ou ST Lévis.

Salaire : Selon l'expérience, avec un minimum de 19 $/heure.

Opportunités de formation continue et développement professionnel.

Clientèle ciblée

• Étudiants.
• Diplômés.
• Professeurs, chercheurs et partenaires externes.

Heures de travail

· 24 heures par semaine (horaires flexibles à discuter).

Durée

Long terme avec possibilité de renouvellement annuel.

Les personnes intéressées sont priées de transmettre leur curriculum vitae et une lettre de motivation au plus tard le 16 juillet 2024, à 16h00 par courriel à l’adresse suivante : chaire.publique@aelies.ulaval.ca